Verdienstabrechnung: Online Versand und was muss enthalten sein?

Die Arbeitgeber sind verpflichtet, eine Gehalts- bzw. eine Verdienstabrechnung für ihre Arbeitnehmer zu erstellen. Der Arbeitnehmer muss in der Lage sein, seine Gehaltsabrechnung zu verstehen. Die Bestandteile der Gehaltsabrechnung müssen einzeln erkennbar sein. Mit der Entgeltbescheinigungsverordnung werden die Bestandteile der Informationen bezüglich der Lohnabrechnung klar definiert.

Der Unterschied zwischen der Gehaltsabrechnung und der Lohnabrechnung

Das Gehalt ist ein fixes monatliches Entgelt, welches dem Arbeitnehmer alle vier Wochen auf sein Konto ausbezahlt wird. Dabei spielen die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden keine Rolle. Diese Art der Abrechnung wird Gehaltsabrechnung genannt.

Die Lohnabrechnung basiert auf dem Lohn der geleisteten Arbeitsstunden. Der Lohn basiert auf Stundenbasis. Somit wird eine monatliche Lohnabrechnung erstellt.

Die Pflichten der Arbeitgeber bei der Erstellung der Gehalts- und Lohnabrechnung

Sobald feststeht, dass ein neuer Mitarbeiter in den Betrieb kommt, werden die notwendigen Vorkehrungen für die Gehalts- bzw. Lohnabrechnung getroffen. Zudem geht die notwendige Meldung an die Krankenkasse des Beschäftigten sowie die zuständige Berufsgenossenschaft. Der Beginn des Beschäftigungsverhältnisses und weitere notwendige Informationen werden weitergegeben. Für die Anmeldungen bei den Sozialversicherungen wird neben der Krankenkasse die Sozialversicherungsnummer benötigt. Die Meldung an die Krankenkasse hat spätestens nach zwei Wochen der Arbeitsaufnahme zu erfolgen. Bei manchen Branchen schneller.

Diese Merkmale müssen bei der digitalen Gehalts- und Lohnabrechnung vorhanden sein

Die digitale Ausfertigung muss zwingend enthalten:

– Name und Adresse des Arbeitnehmers
– Steuerklasse und ggf. Anzahl der Kinder
– der Abrechnungszeitraum (in der Regel monatlich)
– der Bruttolohn (mit eventuellen Zuschlägen, Abschlagszahlen) sowie Nettolohn
– steuerliche Abzüge sowie die Sozialversicherungsabgaben
– Konfession
– Freibeträge

Angaben wie die Rentenversicherungsnummer, Fahrt- und Reisekosten, Übernachtungs- und Verpflegungskosten befinden sich nicht auf der Gehalts- und Lohnabrechnung.

Eine Zusendung auf dem Postweg ist nicht verpflichtend. Der Anspruch besteht für den Arbeitnehmer lediglich auf eine detaillierte Gehalts- bzw. Lohnabrechnung. Zwar hält sich noch immer die Meinung, dass der Postversand vertrauenswürdiger sei, doch diese Mutmaßung darf angezweifelt werden. Ein Brief kann dem falschen Adressaten zugehen, bzw. öffentlich zugängliche Briefkästen sind keineswegs sicher.

Ressourcen schonen mit dem digitalen Versand

Der digitale Weg setzt sich immer mehr bei den Unternehmen durch. Dabei werden die natürlichen Ressourcen geschont. Der Versand lässt sich leicht über das Netzwerk des Unternehmens versenden. Eine alternative Methode ist die Abrechnung per E-Mail zu versenden. Damit der Versand sicher erfolgen kann, wird eine spezielle Applikation verwendet. Der Arbeitnehmer braucht sich somit um seine Sicherheit keine Sorgen zu machen. In der Regel ist der Stichtag der Gehaltsabrechnung entweder am 1. oder am 15. des Folgemonats.

Ersparnis für das Unternehmen

Im Schnitt spart das Unternehmen durchaus rund drei Euro pro digital versandter Gehalts- und Lohnabrechnung. Für das Unternehmen ist die kosten- und zeitintensive Tätigkeit der Gehalts- oder Lohnabrechnung in Papierform unattraktiv. Mit dem digitalen Versand wird Geld gespart. Es müssen keine Abrechnungen mehr gefalzt werden. Das Kuvertieren und frankieren fällt ebenso weg. Zudem entfällt das Papier. Für beide Seiten eine lukrative Geschichte. Die Arbeitnehmer können ihre Abrechnung archivieren und die Arbeitgeber sparen Zeit und Geld.

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